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38

正向沟通的服务态度与处理技巧

发布

2023-10-23

AI总结
讲师介绍
要点回顾
用户评价
关键词
  • 正向沟通
  • 向前反馈
  • 向正向反馈
  • 沟通心理学
  • 服务态度
  • 公示
  • 免责声明
  • 标签效应
  • 共情视角
  • 转移注意力
  • 情绪对话
  • 共情
  • 沟通方法
  • 需求
  • 痛点
  • 设问句
  • 错过
  • 过错
  • 语境同理心
  • VIP窗口
全文摘要
课程强调了正向沟通在客户异议处理中的重要性,提倡使用感激、感恩和感谢等正向语言,避免负向反馈。她提出了预防大于补救、共情视角和转移注意力三大关键步骤,以及将批评、指责和抱怨转化为建议、案例分享和明确需求的摩擦减少方法。服务态度上,建议从对方视角出发,使用利他型措辞,强调错过而非过错。处理VIP窗口争议时,策略包括解释功能、安抚情绪、转移注意力至具体业务,并使用A/B菜单法引导对话解决问题。
章节速览
  • 00:06
    银行客户服务中的有效沟通策略
    在银行客户服务中,面对客户对窗口开放数量不足的抱怨,工作人员应避免直接揽责或使用负面反馈,如“对不起”等词语。正确的做法是使用感激、感恩和感谢等正向语言,如“感谢您的耐心等待”,以平等和正面的方式与客户沟通。此外,工作人员还应提前公示窗口开放时间及高峰期,引导客户错峰办理业务,以预防有效投诉。对于现场未注意到公示而投诉的客户,工作人员需保持专业态度,解释窗口安排的原因,并建议客户根据公示安排时间,从而有效管理客户情绪和投诉。
  • 06:03
    处理客户投诉和服务技巧
    在处理客户投诉和服务中,应首先注意嫁接主语,避免直接揽责,使客户与服务人员处于平等位置,利于沟通。其次,进行免责声明,说明清楚服务规则。在处理过程中,运用标签效应和共情视角安抚客户情绪,理解并赞同客户的感受或意思,根据客户性别选择适当的表达方式。最后,通过转移注意力的方式,询问客户具体业务需求,以平稳处理矛盾,实现软着陆。整个过程中,重点在于处理人心而非事件本身,强调防大于输、免责声明、共情视角和转移注意力这三大技巧。
  • 10:01
    有效沟通技巧:批评改建议与情绪转化为需求
    强调了在沟通中避免批评、指责和抱怨的重要性,提出了将批评转化为建议、指责转为案例分享、抱怨转为明确需求的三项有效沟通技巧。通过具体案例说明,如在业务办理中给予客户建议而非批评,分享案例而非直接指责,以及直接表达需求而非抱怨,可以有效减少摩擦,解决情绪问题,提升沟通效率和质量。
  • 15:33
    服务沟通中的共情与策略
    第二章讲解了服务态度的重要性,强调在与情绪化的甲方沟通时,应避免直接对抗或解释,以免激发对方更大的不满。建议从对方的视角出发,使用设问句和共情沟通,将对方作为主语,聚焦其需求或痛点,以问句结尾,避免开放性问题。这样不仅能防止对方的攻击,还能通过共情建立理解,使用利他型措辞,以达到更好的沟通效果。
  • 19:41
    沟通中的利他措辞与语境同理心
    在沟通中,强调对方的错过而非过错能更有效地传达好意,避免对方感到被指责。例如,对迟到的员工询问如何帮助其不再迟到,而非直接批评迟到行为。此外,使用利他型措辞和具备语境同理心非常重要,避免使用评论性语言和敏感词汇,以确保沟通的有效性和和谐性。正确的沟通方式应关注对方的需求和情境,避免造成距离感或误解。
  • 23:47
    银行VIP窗口服务冲突处理策略
    详细阐述了在银行服务场景下,如何有效处理VIP窗口引发的顾客不满和冲突。首先,员工应保持良好情绪,从共情的角度理解顾客的不满,并避免直接责怪或解释。其次,将VIP窗口的功能解释为在非繁忙时为普通顾客提供服务,类似于机场的头等舱服务,以此减少顾客的误解。在处理顾客投诉时,建议采用主动划线式的沟通策略,即提出有利于自己解决问题的选项,如使用AB菜单法,引导顾客从情绪发泄转向解决问题。整个处理流程强调了VIP窗口的专项服务性质,以及如何通过有效沟通转移顾客注意力,从而平息冲突。
思维导图
原文
大家好,我是讲师兰洁。今天由我为金库网的观众们,奉上一堂课程,叫《客户的异议处理和沟通心理学》。这堂课一共分为以下六个篇章:第一个篇章,所谓的正向沟通到底是什么?正向沟通的技巧一般包含两项,同事们如果有纸笔的话,欢迎大家也可以记一下。第一项,我们是向前反馈;第二项,我们是向正向反馈。
没有学过心理学的人,很多时候在面对投诉时,很容易发出评论性的语言,可能会向后反馈,比如:“为什么你不带身份证就来银行办业务?为什么你临近下班才来我们这儿办业务?” 你看,脱口而出的,都是一些事后诸葛亮,不利于处理事件的一些沟通方法。
学过心理学的人,有一个清晰的认知,只是向前和向正向反馈,就有一个什么样的技巧点,就是以解决问题为沟通导向。他的任何处理事件,都是以解决问题为沟通导向,去跟对方沟通,所以具有正向引导、正向沟通的这么一个技巧点。同事们可以看到什么是向正反馈,什么是向前反馈的技巧点,我们给大家举一个案例。
生活当中,你长期会遇到多个窗口,只开了一两个,那么客户久等,且等候区同事们一定要注意态度。为什么?等候区是一人有情绪,多人这个都传染,这是一个高传导的区域。所以等候区的工作人员,一定要多注意,在 20 分钟以内就要去二次分流,要主动上前去跟对方沟通。如果客户在柜台前向你抱怨:“第一,你让我等很久,为什么三个窗口只开一个?第二,窗口太少了。” 那么这时候要注意,我们的处理方向,一定是向前反馈和向正向反馈。同事们记住了,那么第一点要点,绝对不能向负反馈、向后反馈。所以第一个要点建议各位,不要对前来抱怨说 “让我等那么久” 的客户,脱口而出 “对不起”,这样的词语尽量不出现。为什么不能说 “对不起”?同事们要切记,“对不起” 首先是一个负向的反馈,当你未经第三方公开公正地评审,不要代替自己的银行脱口而出,因为有时候你会既贬低自我,也没有抬高对方感受。客户要知道的,客户想要了解到的,并不是道歉,客户可能更多的是希望,怎么解决我的问题。当然了,有时候部分讲道理的顾客,接受到你的道歉,就点到为止,但是你不能 100% 保证,所有的顾客都是讲道理的,所以切勿替自己的银行揽责。
同事们,未经第三方公开公正地评审,对于柜员对于大堂来说,如果柜台排班,你并不能马上承诺要去改,要去打开新窗口的话,那么没必要张口就是揽责。我们再说一遍,揽责会:第一,让你的错过成为既定事实;第二,贬低自我,也没有抬高对方感受;第三,遇到部分不讲道理、不会刹车,情绪发泄出来以后不会刹车的顾客,那么这是一个负向的引导。所以我们正确的做法是什么?首先除了不能张口就是 “对不起”“让你久等了”,我们可以用感恩、感激和感谢,来替代揽责。比如说,“感谢您的耐心等待”,“感谢您的耐心等待”,这句话是一个正向的引导,它有一个特色,它夸奖了对方,意思是 “您的耐心我收到了”,它是将双方都放在同一平面线,比较正向、比较平等的方式上去沟通。那么接下来你在处理问题时,你才好切入我们的技巧点,首先要让对方感觉良好。所以同志们记住,我们用感激、感恩和感谢,来替代揽责,这是第一步。
光是我们替代揽责还不行,同事们,那关键性的还要有第二步、第三步。比如说,除了 “感谢您的耐心等待” 以外,首先我们要学会,在防大于疏、免责声明的重要性。在日常工作当中,要充斥着大量被采集到的证据,文字也行,形成图片也行,还是口头提醒也行,一定要给对方以公示。比如几月几号是忙时,几月几号是闲时,建议各位客户,根据自己的时间,错开高峰期,这是第一点;第二点,该网点因某某原因,所以我们的柜台开放时间,什么时候多一点,什么时候低一点。切记不要说 “因为某某原因,我们三个只开一个”,不能这样说。我们的公开公示一定是:“因为某某原因,我们在某个时间段,是窗口多开;某个时间段是窗口仅限一个,请各自安排好时间,前来银行办理,谢谢您的配合。” 所以公示比现场防堵更重要,防大于疏,所以提前公示免责声明,这也是很好的疏导对方情绪,让对方的有效投诉,进行成无效投诉的这么一个防备方法。所以看你现场如果有免责声明,你现场如果有公示,那么很有可能,会从有效投诉变成无效投诉。
接下来第二步,光有免责声明还不行,因为防大于疏的时候,是有些人在现场,第三方公开场合,没有管理好自己时间,不看任何公示,就来到现场了,也有顾客自己的一部分原因。所以类似于这部分原因,顾客是不会责怪自己没看公示的,已经发生了。当对方投诉你,生气,说 “三个窗口为什么开一个”,这已经成为既定事实时,我们应该怎么办?同事们请看,第二项,我们应该要先平行嫁接。比如说有些想要插队,已经过号了,希望插队,“小伙子,你能不能跟 A36 说,我是 A35,我刚才出去了 5 分钟,能不能让我先办?” 如果出现这种插队的情况,我们就一定要注意嫁接主语。比如说,“大爷,您的 A35 已经提示了三遍,三遍未到现场我们就过号了,但是您这个情况,我可以帮您跟 A36 去商议,至于别人同不同意,那么要看 A36 的情况。” 所以你切记不要揽到自己身上来说,“我们银行网点,过号插队的话是不行的,你得重新排。” 不要切到你和客户之间的甲乙对立,因为你在乙方非常的不利,特别是这种时间管理不好的人。所以你的主语应该是什么?你的主语应该是 A36 顾客。为什么?这位大爷,A35 顾客的大爷,跟你之间是甲乙关系,他有渠道也有能力可以投诉你,但是 A36 顾客,A35 顾客的大爷,跟 A36 顾客的客户,他们之间是平等的关系,都是顾客。所以你将主语放为下一个顾客,而不是 “我行”,那么这样的时候,顾客是没有投诉渠道的,顾客跟 A36 顾客是平等的,所以主语上面切记不要揽责,这是第二个不要揽责,主语无混乱,主语不能是 “我们行的规则”“这是我行的规则”“我行的规定”“我们的公示牌上就这么写着了,如果您过号那就不能插队”。
那么其次还要注意什么?比如说顾客说 “三个窗口开一个”,除了嫁接好主语以外,我们还要做免责声明。做完免责声明之后的,第三步要做什么?一定要注意,先要以标签效应来让对方安抚下来。比如说,“我特别理解您的感受,我明白您的意思”,先要赞同对方,顺从地接过对方的烫手山芋。紧接下来我们可以用什么,用类似于共情视角的问法,去对对方展开服务。比如说 “您是办理什么业务?” 这种方法有点转移注意力。记住,第一步你处理的绝对不是事件,你处理的是人心,是对方满腔的怒火。你除了做好防大于疏、免责声明、嫁接主语,你还需要转移对方的注意力,所以共情的视角,共情的视角,是要先从对方的处理情绪开始的,你不是在处理事件,我再说一遍,这世间但凡跟人打交道,都是在处理人心。所以你的第一句话应该是,“我特别能理解您的意思”“我特别能理解您的感受”。
那么哪一种说 “理解您的意思”,哪一种说 “理解您的感受”?如果你的顾客是男性,那么你就要整理对方的思维,隐隐对他刚才所说的抱怨,有赞同之感,那么这个时候你就要说,“我特别能理解您的意思”;如果你的顾客是女性,你就要注意感同身受,所以你就要说 “我特别能理解您的感受”。女性更在乎的是情感公正,她不在乎错和对,她在乎的是,你是不是站在她这边的。所以这是日常生活当中,如果您跟妻子吵架了,你给她分析对错,她会说 “对错重要吗,你是哪一边的,态度最重要”,是不是?所以女性更在乎感受,所以你要跟她共振的是感受,共振过后,用转移注意力的方式问,“您是办理什么业务?我了解您的感受,等很久很辛苦的,您是办理什么业务?您的身份证带了吗?您的银行卡带了吗?您填好单了吗?” 然后通过观察单的方式,去展开转移注意力,“您的业务大概需要办理多少多少分钟,您跟我过来”,然后你带他到别的窗口。注意这个软着陆,这个烫手的山芋到你手里,你接得有多稳,才证明了你的技巧性,不是比拼快狠准,是比拼软着陆的软实力,是比拼整个软着陆的技巧和方法。
我们最后再强调一遍这三个技巧:第一,我们防大于疏;第二,免责声明;第三,注意共情视角,然后转移注意力,记住主语不要错。
接下来,我们来看到沟通技巧当中,你经常会使用到的三项。同事们学会这三项,你能解决大部分情绪问题,只要对方不是为了求利益,求亏本之后,怎么跟银行把利益要回来,只要他不是求利益,如果是求发泄,或者突然一下冲动了,要投诉,有脾气了,那么这几种沟通方法,都是非常有效的。同事们回去以后一定要着重练。
第一项,我们容易犯错的叫动辄就批评。比如说 “您在这个框里填写,这个数字不对是取不出来的,应该在另外一个框里填写”,包括指责,“您怎么现在才来,临近下班才来,您要要求我们快速给您办理,肯定做不到”。你看,先来指责,还有一种人是抱怨,比如说抱怨对方,“哎,大爷,跟您说三遍了,这个合约不是这么签的”。你看,脱口而出的这三种方法,我们有没有什么减少摩擦的方式?首先注意,向前反馈和向正反馈。第一项批评,我们将批评改变成为建议,同志们记住,批评改变成为建议,切记不要张口说,“您不应该填在这里,您应该填在另外一个框里,您填成这样我没办法帮您办”,我们一定不要去讲批评评论型的语言,特别是当对方是甲方,你是乙方时,脱口而出的就是建议。比如说,“为了您的业务顺利进行,建议您填在相应的框内,这个是我给您拿过来的一个范本,您按照范本填就可以了”,直接给样板,直接给建议,直接动笔动手提示他写,用铅笔虚虚地画一下也可以,“填在这里”。
那么第二步,指责,“您怎么现在才来,你看我们马上临近下班,您现在才过来办理业务,又需要我快,我怎么给您办到?” 所以这种指责,我们可以直接变成什么?可以变成分享,分享一个案例。比如说 “大爷,如果为了您快速办理,又要您下次过来不等,建议您提前半小时到现场。你看我们上次有个顾客,就是因为临近下班才来,前面又排了好几号人,所以他没有办上业务,他还白等了 30 分钟。所以建议您,您可以明天再提前半小时,或者是线上办理,或者我先给您预约一个绿色通道”。同事们,这段对话里也是充斥着什么,当不好的点发生时,当顾客发生错误时,你就以别人的错误作为分享,举例。你到一个朋友家,我们去做客,你做客的时候,第一时间你就对对方说了,“你们家小狗怎么乱尿”,张口就批评主人家小狗,也不好。所以你先分享案例,“哎,我家养的小狗它是乱尿,我不知道怎么办”,这时候主人家才会给你展开话题,“对对,我家也一样”。所以当你遇到不好的案例,需要评论批评时,你可以举一个类似的负面案例,别的顾客,然后向他说明。
最后,抱怨,很多同事都发现了,比如当人情绪来的时候,会跟自己的情绪对话,而不是跟沟通对象对话。比如说回到家里阴阳怪气的,妻子疲累了,本来想获得一点什么,丈夫的关心,结果脱口而出了,“哎,家里乱糟糟的,也没人帮我洗个碗,没人帮我收拾一下房间,明天我还要上班”。她本来想获得的是什么,家人哄一哄,或者是感谢一下她,她疲劳劳累了,她特别想需要家人的肯定承认,或者是哄一哄,可是她跟自我情绪对话。女性因为情感较为丰富,所以很多时候我们都用暗示,用情绪对话的形式,而不是直接告诉对方 “我需要什么”,她不会告诉对方,“老公,我现在心情很不好,或者感觉很脆弱,你能不能帮帮我,你能不能安慰一下我,你能不能陪我说说话”,她不会,她会脱口而出就是抱怨。所以很多人没有理解,我们要将抱怨变成一个需求,直接讲需求。比如说在工作当中,有一些同事张口就抱怨,“您看您办理这个业务,大爷,您现在这样去办理,肯定是来不及的,或者是您填单填错了,一定要填成相应的框架内”。那么所以这时候,我们直接就提需求,比如说直接拿出一个范本,直接告诉他业务办理的流程,“大爷,您第一步需要带齐身份证,第二步到第三号窗口排队,第三步按照流程填好相应的单,递交给工作人员”,直接讲第一、第二、第三,首先、其次、再者,注意逻辑性的前缀词,直接讲需求。包括我们日常生活当中,跟自己的丈夫,跟自己的小孩说话,也不要张口就是抱怨,“你怎么考成这样,家里怎么乱糟糟的”,直接就脱口而出。比如说讲需求,“我希望你再审核一下你的卷子,你分析一下,这一次为什么这道题错,为什么那道题回答对了,你能不能告诉我你的想法”。那么跟家人也是,不要直接说,“哎,家里乱糟糟的”,直接提需求,比如说 “老公我在洗碗,你能不能顺便帮我把垃圾扔一下”。所以直接讲,有事说事,不要去只讲情绪方面的话,跟自己的情绪对话,这是一种低情商的表现,这不利于处理问题,因为它不具有建设性。
同事们,我们的第二章,讲到的是服务态度的重要性。那么讲到服务态度,所以你会觉得,老师你第一节课讲到的,正向反馈、向前反馈,第二节课讲到的服务态度,是不是都是跟我们对话态度有关?不止,表情动作都要在里头。首先你自己的观点得转换,同事们要知道,当我们在跟一个有情绪的人沟通时,对方又是甲方,他就像一个拿着猎枪,非常不理智的猎人,他见谁灭谁,他是无条件攻击。所以这时候如果你去堵枪口,你去说 “这个不是我们的问题,这个不关我的事,这个我也没办法,这个是您填错了单,这个是您来晚了”,如果是类似的技巧点,那么很容易就撞枪口上,刚好你就堵他,任何的推脱,任何的解释,任何的责怪对方,那么都会让对方将所有的不满情绪,本来可能是他跟券商的问题,可能是疫情方面市场降低的问题,他的收益没有达到,但是他会将第三方的问题,全部转嫁到你身上。为什么?因为你现在在堵他,同志们明白了吧,不要堵枪口。
因为当一个有情绪的甲方正在跟你沟通时,他会觉得全世界谁都不对,他只相信一个人。谁?你猜得很对,他自己。所以同志们,在这道题里只有一个方向能保证您不被对方攻击。一个拿着猎枪不理智的猎人,他见谁灭谁,无条件攻击。哪个方向不被他的枪打到?同志们,哪一个方向?枪后面和猎人同一视角。所以同志们,当每次你遇到有人攻击你时,第一时间学会,我们要站到对方的视角去处理问题。首先把对方作为主语 “您”,“您” 作为主语;第二,把对方的需求和痛点放中间。比如说 “您的意思是说,想要快速办理是吧?您的需求是说想要把账户在今天下午办理好是吧?” 把他的痛点和需求放中间。那么什么时候给痛点,什么时候给需求?同志们记一下,主宰型顾客(就是没什么耐心,非常强势的顾客)给需求,我们的顺从型顾客,我们就给痛点。记住了,同事们。那么最后以什么结尾?尽量是以问句结尾,“是吧” 这种设问句,而不是 “您是要撤诉吗?” 为什么不能用开放性的问句 “您是要撤诉吗?” 因为这句话有 50% 的机会,你会听到对方说 “好吧,我撤诉”,那另外 50%,是不是就换来不撤诉?所以同志们,除了角度问题以外,你问出来的话,尽量不要用开放性的问题。如果你问 “您要撤诉吗?” 既然他有 50% 的机会回答 “不撤诉”,你为什么要把鱼放跑?我们不要问一个不利于自己的问题。应该这样子说 “您的意思是说,想要加快办理的是吧?您是希望,快速地解决您现在的问题的是吧?您也希望自己心情开心快乐地过来银行办事,您是希望下次能再快一点,能为您开上绿色通道办理是吧?” 那么这种设问句型,更有助于讲好一个套路、一个答案,让对方来盖免责声明。所以刚才记住了,对方做主语开头,需求和痛点,二选一放中间,“是吧” 等设问句放结尾。
还有一点,我们为什么一定要从对方的视角,让他不攻击你,用这个句型?除了让他不攻击你以外,还有就是什么?除了让他不要将发泄口转嫁到你身上,另外一点就是共情的重要性。同志们请看,我们刚才讲过,任何有情绪的人,再自信的人,再觉得不被别人理解而愤怒的人,他攻击别人的对象,是因为你不是他,唯一一个他不会攻击的就是自己。所以你的任务是要当好一个什么?镜子。从他的角度,分析他的对错利弊,他更容易思维被收回来。但是一旦你强调了你方利益,他就跟你强调了甲乙对立,而且他是甲你是乙,非常不利。所以这时候,一定要多用利他型的措辞。所以同事们记住,一定切记,我们一定要用共情式的沟通方法,去跟对方共情视角、利他措辞,跟对方沟通。
那么接下来,沟通的目标很容易出错的核心原因是,大部分人都在强调对方的过错,而不是强调对方的错过。比如说日常生活当中,脱口而出的,有一些顾客,比如说 “这个是您之前购买的时候,应该看过合约的,合约本来就有起有伏,您没有看清楚吗?” 强调对方的过错。包括有一些中层管理人员,有下属的时候也张口就来 “你怎么又迟到了?你这个月迟到三次了。” 你看,强调对方的过错,很多时候你的好意,并没有获得对方的理解,这会变成一个什么?觉得你在事后诸葛亮。那么什么叫强调对方的错过?对顾客说 “为了让您清晰明了,未来半年,您的产品的走幅,建议您阅读一下您的合约,您可以看到,在涨幅内它是合理的。” 这个是错过。包括比如说,我们迟到的员工,你可以跟他讲 “为了让你下次不迟到,有什么我能帮到你的,你尽管提,我在这里。” 所以同事们,怎么才能让对方理解到你的好意,你和世界之间需要翻译的语言,那就一定要注意,你在服务态度上面,是在强调对方的错过,还是在强调对方的过错。比如说 “你怎么不带身份证,你这个不是有效证件”,脱口而出就有评论性语言。为什么叫评论性?因为你没有语境同理心。你对一个很瘦的小姑娘说 “你很爱吃肉吧”,她不会误解你,但是如果你对一个 300 斤的同事说 “你很爱吃肉吧”,别人就会想,你是不是意有所指,因为她俩体重不同,境遇不同,未经他人苦,是不是?所以她们的语境同理心不一样。你跟一个有情绪的顾客,张口就来 “你没有带有效证件”,那么你的意思就是指,他现在带来的证件是无效的,这是一种讲别人的过错。所以正确的做法是 “为了让您安全办理该业务,而不是说任何一个人,都可以替代您,拿个驾照过来,把您的资金拿走,为了您的资金安全,那么建议您用身份证”,不要说 “有效证件”。
像之前我们有个顾客来投诉,他说对方歧视他,他觉得对方歧视他是外地人。他是过来办工资卡还是什么业务,我们的柜员脱口而出 “你这个是异地户口,要办本地工资卡,你需要拿本地的工作证明”,强调了一次异地和两次本地,那么就有一种距离感。那么建议各位可以怎么说?直接告诉对方 “我们办理您的业务,需要您出示工作单位所开的卡项”,不要说 “本地”,不要说 “异地”。甚至于有一些投诉是怎么收到的?顾客说 “这是 VIP 窗口,那边是普通会员窗口,你到普通会员窗口办理”,强调 VIP,强调普通会员。包括还有一些同事说了 “疫情期间戴好口罩,我们这边有隔离的,请到旁边去办理”,用 “隔离”“疫情期间” 等等词语来要求,其实是给自己拉仇恨的。你说得很对,你在自己的意识当中,是放大了自我观念,即我认为对的,别人就认为对,可是这个世界是以沟通组成的,你不了解沟通的语言你就上战场,你很容易被秒得渣都不剩。用一句话开玩笑的说,那就叫炮灰,吸引攻击。所以怎么样的方法不吸引攻击?了解世界的沟通语言。了解世界的沟通语言,其一,核心的重要点就是,学会在说话时,以利他型的措辞为中心,说对方的错过,以他的利弊为利弊,展开讨论,而不要强调对方的过错性行为,要忽略它,切记不要说敏感词汇,切记一定要有语境的同理心。
同事们,我们刚才讲了正向引导的一些核心关键点,这里给大家分享一个案例。比如说,像刚才讲到的 VIP 窗口,有人讲 “他为什么插 V?他凭什么插 V?我们普通顾客不是顾客吗?” 这时候你就切记,首先情绪要好,“这个不关我的事,我也没办法,不是我排班”,先不要说这句话。对于他来讲,听到他耳朵里就是俩字:推脱。“你不愿意替我办,你们银行就是这样,你们就是站我的对立面”。所以首先烫手的山芋过来了,你首先要接稳,顺从接过。第一部分,还是这样,共情的视角,然后处理对方情绪,先要讲 “我特别能理解您的感受,我理解您的意思,您的意思是说,您觉得等了很久,这个 VIP 插在前面了是吧?” 首先要赞同对方,或者是要安抚对方。其次第二步,才来讲,比如说,绝对不要去承认自己的 VIP 窗口,“VIP 窗口” 这三个字,把它跟普通窗口混为一谈。首先 VIP 窗口就是 VIP,普通窗口就是普通窗口,它一定要有字体区分。然后当顾客前来抱怨 “凭什么那个 VIP 去插我的队”,你可以这样讲 “因为这个窗口它本身是 VIP 专设,相当于机场的头等舱,但是因为普通窗口太挤,所以它为了帮助疏流,日常生活当中如果不挤的时候,它就会去接待普通顾客,并不是 VIP 顾客故意插您的队,是 VIP 窗口忙时也会替普通顾客服务,所以你就会觉得它比较混乱。您看您是办理什么业务,我看能不能在器械上,在掌银上替您办理”,这个时候再转移注意力。所以第一项,一定要把 VIP 顾客说成帮助普通窗口疏流。其实在机场很多人都知道,机场排队,那么我们的头等舱是头等舱的排法,先进;普通顾客是普通顾客的排法,后进。那么大家给的金额不一样,所以并没有吵架。很多时候你并没有看到说 “凭什么让头等舱先进”,他没有这种语言,很少有这种投诉,98% 以上没有这种投诉,因为他们知道,头等舱价格是不一样的。那怎么样让这两个队伍会吵起来?是因为,第一,头等舱的贵客去插了普通仓位的乘客的队伍。所以普通顾客,比如说你是军人,你是老弱病残,你是带了小孩的女性,那么在贵客走完之后,你走 VIP 通道,是没有什么事的,但是不能让头等舱来插普通乘客的通道。所以同理,VIP 为 VIP 服务,VIP 人不多的时候,可以帮助疏流普通窗口,所以不能是所有窗口全部都是 VIP 和普通窗口合流,尽量就要分开。同事们,建议大家尽量还是要分开,好不好?这是第一种方法。
那么解释的时候你就好解释了,第二个窗口,不能直接张口就拒绝,拒绝即为挑衅。切忌张口就说 “当然要先给 VIP 开,他是我们的贵客,不一样”,这种类似于挑衅的行为,就不要做了,特别是对一个豁出去的,觉得尊严受损的顾客。建议大家用什么样的方法?首先一定要学会,在任何的对话当中主动划线,在对自己有利的范围之内去问话。什么叫被动划线式的问话,什么叫主动划线式的问话?我给大家举个案例,哪怕你出去买个菜,日常生活当中,会主动划线的和被动划线的,都是天壤之别的待遇。被动划线的人怎么说的?张口就来 “老板,便宜点吧”,“哎,便宜不了了,小本生意”,你看,你提了要求还被人拒绝,所以你的沟通有问题,你没有主动划线。那么什么叫主动划线?“老板,买你两斤的话,有没有便宜?给我 8 折行不行?搭颗葱行不行?” 他如果说送不了,打不了折扣,那么你可以说 “如果我买你三斤”。所以同事们,你可能没有意识到,你说现实生活中,谁去买菜还要讨价还价,我们去菜市场不会这样,这只是提了一个类似的案例,同事们这件事情上不要纠结。那么提了类似案例的意思是告诉你,老板已经从 “送不了” 到 “送多少” 正在跟你沟通。所以作为一个有主动意识的沟通对象,你画出一个线,你的所有问题所有沟通,都是在这个线内,对你有利的条件之内,去跟对方沟通。所以你设计的问题一定要好,比如说,有人怀疑自己被插 V,那么第一时间,你首先跟他解释一下,你要告诉他这是 VIP 窗口疏流,帮助了普通顾客,所以他不存在插 V。那么第二步,如果对方说了 “为什么我老被插 V,为什么你窗口不够多”,“我特别能理解您的意思,您看您现在办理什么业务,我马上替您办理”。那么这个时候,请注意转移注意力时,要分开布置作业,同事们问的所有的问题,都必须要纠结到什么地方?必须要纠结到正向引导到,让他从发泄情绪,到处理问题上来。所以我教大家,你们在沟通时,要学会 AB 菜单法。“您看您这个业务,我特别能理解您的意思,您的意思是误会说,是不是 VIP 频繁插了您的队是吧?这是 VIP 窗口,是专为 VIP 服务的,没有 VIP 时,才会为普通顾客服务。您是办理什么业务,您看我是帮您在掌银上办理,还是带您去柜台上办理?” 用 AB 菜单法,两个选项都要对你有利。同志们,所以如果你要做营销,你也是脱口而出 “您是要风险低一点的,还是要利润高一些的?” 记住用利益性措辞,来替代损失性措辞,你切记不要说反了,张口就来 “您是要风险高一点的,还是利润低一点的”。所以你不要小瞧,就一个字换了一个位置,却能换来翻天覆地的结果。同理你处理投诉时,“您看您是要现在办理,还是我替您去柜台上办理,还是我替您去智慧柜员机上办理?您看您是办理存款类业务,还是办理汇款类业务?” 你看两个答案,都有助于什么?转移注意力,有利于你从发泄变为处理问题,让他从发泄一秒钟变为处理问题。所以同志们,学会主动划线,AB 菜单。我们再来把这个流程给大家再分析一遍,第一,强调专项专用,VIP 是 VIP,只为疏流帮助普通顾客;第二,先软处理情绪,先接过来,一定要接稳,一定要把这个烫手的山芋接稳,切记不要去责怪、推卸、解释。那么一来,先主动关怀,先以对方的利益为导向去沟通;第三,转移注意力的时候,学会主动发问,你的主动发问可以用 AB 菜单法,两个答案都有利于自己。
兰洁
金库网认证讲师
曾就职于美国摩根士丹利旗下金融投资顾问公司,国内知名心理学讲师,中科院心理研究所心理咨询师。
  • 要点
    正向沟通的定义是什么,以及它包含哪些技巧?面对客户投诉时,如何避免使用负向反馈并保持正向沟通?
    正向沟通是指在沟通中以解决问题为导向,避免使用评论性语言(向后反馈),而注重向前和向正向反馈。其技巧要点在于运用正向引导,例如以“感谢您的耐心等待”替代道歉,并通过展示证据、提前公示等方式让客户了解服务情况。当客户抱怨等待时间长或窗口少时,不应使用“对不起”等负向反馈,因为它不仅贬低自我,也未能有效解决问题。正确的做法是采用感激、感恩和感谢的正向反馈,如“感谢您的耐心等待”,同时提供公示信息,告知客户高峰期和网点开放时间安排,引导客户合理安排时间来办理业务。
  • 要点
    在处理客户投诉时,如何运用标签效应进行安抚?
    在处理客户投诉时,首先要认同对方的感受,用标签效应接纳并顺从接过对方的负面情绪,例如说“我特别理解您的感受,我明白您的意思”,这样可以帮助对方感到被理解和接纳,进而缓解其情绪,将有效投诉可能转变为无效投诉。
  • 要点
    如何处理现场突发的插队情况,以及如何转移主语避免揽责?
    在面对插队问题时,不要直接揽到自己身上,应将主语转移至涉及的客户之间,如“大爷,您的A35已经提示了三遍未到现场,我帮您跟A36商议是否可以让位”。这样做的目的是避免形成甲乙对立关系,保持乙方的不利地位,同时保持公正,不直接拒绝插队请求,而是通过协商解决。
  • 要点
    在处理客户情绪时,第一步应该怎么做?如何通过转移注意力技巧来缓解客户情绪并展开服务?
    在处理客户情绪时,第一步不是直接处理事件,而是要处理人心,即转移对方的注意力和情绪。首先需要通过共情视角来理解对方的感受,可以说“我特别能理解您的意思”或“我特别能理解您的感受”,然后用转移注意力的方式展开服务,如询问对方所需办理的业务、观察单据等方式。在共情后,可以巧妙地转移客户的注意力,例如询问客户是否带齐银行卡并已填好单据,然后通过观察单据或引导客户到其他窗口的方式转移注意力,并在过程中展现良好的服务技巧和软实力。
  • 要点
    如何根据对方性别差异进行共情表达?
    对于男性顾客,要整理对方的思维,并对他们的抱怨有所赞同;而对于女性顾客,则需感同身受,理解并表达出对其感受的理解。
  • 要点
    在沟通中避免批评和指责的三项技巧是什么?
    第一项是防止冲突升级,第二项是使用免责声明,第三项是注意共情视角并转移注意力。尤其要避免动辄对客户进行批评或指责,比如对客户操作错误的指责,可以转化为建议,例如提供正确的操作方法或范本;对于客户时间管理不当造成的麻烦,可以分享一个提前准备的案例,给出改进方案,而不是直接指责。
  • 要点
    如何将抱怨转化为建设性沟通?
    很多情况下,人们在情绪来临时会与自我情绪对话而非直接与沟通对象交流需求。因此,建议将抱怨转化为明确的需求表达,例如,在工作中遇到问题时,直接告诉对方需要怎样的协助,而不是抱怨或期待他人猜测自己的需求。在生活中与家人交流时,也应直接提出具体需求,如“能否帮我检查一下卷子,分析一下错题原因?”这样更具建设性,更有利于解决问题。
  • 要点
    在与情绪化的客户沟通时,如何避免成为他们不满情绪的发泄对象?
    当面对情绪化的甲方时,不要直接去堵枪口,即不要轻易责怪或推脱问题。应该尝试站在对方的视角去理解问题,用“您”的视角开头,把对方的需求和痛点放在中间,并以设问句结尾,引导对方看到自己的需求和情绪,并寻求解决方案。
  • 要点
    如何正确处理具有攻击性或强势态度的客户的需求?
    对于主宰型顾客,应给出他们想要的需求;而对于顺从型顾客,则需关注并解决他们的痛点。同时,在提问时避免使用开放性问题,尽量以肯定对方需求的方式结束对话,如使用设问句型,让对方在回答中无意中承认自己的需求。
  • 要点
    为什么在沟通中强调“错过”比强调“过错”更重要?
    强调“错过”能帮助对方意识到自己的疏忽或未来改进的方向,更容易获得对方的理解和合作,而强调“过错”则可能让对方感到被责备,产生抵触心理。例如,可以提醒客户阅读合约了解产品详情,或为迟到的员工提供帮助,而不是简单批评其迟到行为。
  • 要点
    在服务中如何恰当地表达要求,以减少对方的抵触感?
    在提出要求时,要关注安全、便利等客户关注点,而非直接指出对方的错误或不足。比如,在强调证件有效性时,应从保障客户资金安全的角度出发,而非简单说“你的证件无效”。在面对不同群体时,避免使用带有地域、身份暗示的词语,保持中立和尊重,如要求客户提供由工作单位开具的相关证明,而非限定必须是本地工作证明。
  • 要点
    在沟通中如何避免被他人攻击,成为“炮灰”?
    要了解世界的沟通语言,关键在于学会以利他型措辞为中心进行对话,关注对方的错失和利弊,而非强调对方的过错。同时,避免使用敏感词汇,要有同理心并考虑语境。
  • 要点
    面对VIP窗口被普通顾客质疑插队的情况,应该如何应对?如何向顾客解释VIP窗口与普通窗口的区别并化解其不满情绪?
    首先保持情绪良好,避免直接反驳或责怪顾客,而是采用共情视角安抚对方情绪,例如回应说能理解他们的感受,并强调VIP窗口是为了帮助普通窗口分流客流而设立的,并非故意插队。明确VIP窗口与普通窗口的专属性,指出VIP窗口在非高峰时段会优先服务普通顾客,这是为了提高整体服务效率。若VIP窗口因特殊情况需处理普通顾客事务,应诚恳道歉并提议将普通顾客引导至其他服务渠道,避免两者混淆。
  • 要点
    如何具体实施转移注意力并进行正向引导的策略?
    在处理投诉时,通过AAB菜单法提供两种选择,让顾客在回答问题的同时,将注意力转移到解决问题上,而非仅仅停留在发泄情绪上。例如,询问顾客是否愿意选择柜面办理或自助设备办理业务,这样既能化解当前的不满情绪,又能引导顾客采取实际行动解决问题。
  • 要点
    如何在对话中掌握主动权,实现有效沟通?
    在任何对话中要学会主动划线,即将对话框定在对自己有利的范围内。例如,在购物讨价还价时,主动提出折中方案,而非一味接受对方条件。在处理投诉时,采用AB菜单法转移顾客注意力,如询问他们现在是否办理业务或选择柜台服务等,确保问题解决的同时,将负面情绪转化为解决问题的行动。
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